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武警部队物资采购质量“四重控”更好保障部队质量

当前位置:质量监督网 > 国际 > 正文  2018-04-03 09:11:18 来源:政府采购信息报/网

新时代对武警部队遂行多样化任务提出了更高要求,为更好保障部队完成各项任务,加强质量控制成为武警部队物资采购中非常重要的一环。在此,笔者借鉴企业生产质量控制技术,并引入武警部队采购领域,有针对性地从供应商管理、生产监督、质量验收、跟踪回访等方面探讨物资采购质量控制,进而提高采购工作经济军事双重效益。

加强供应商管理

供应商是武警部队物资采购的供应方,是决定产品质量的首要一方,要想把好质量关,加强供应商管理至关重要。

严格入库筛选

首先进行市场调查。以往武警部队采购机构多针对需求深入研究,而对于供应商的系统调研并不多,尤其是在供过于求的情况下,部队物资采购部门缺乏主动了解供应商的内在动力。

其次扩大供应商范围。这样能形成竞争性局面,提高产品质量水平。潜在供应商资源是未来部队采购市场不可缺少的组成部分,应在保密条件具备的情况下,通过军品生产许可证制度,引入优秀厂商生产和加工部分通用物资。

再次,严把入库资质审查关。在对供应商进行筛选时,应严格按照规定办事,认真审查其资格是否符合条件。

引入竞争机制

审查合格的供应商进入供应商库后,并不等于就进入了保险箱,采购机构要有意识地在供应商之间引入竞争,促使供应商在产品质量、服务质量和价格水平等方面不断优化。例如在几个采购量比较大的品目中,每个品目可以实行AB角制或者ABC角制。

开展绩效考评

供应商考评制度可以对供应商实施全面的、动态的监管和测评,一般采取一年一次的方式。考评内容主要包括质量、价格、服务、交货时间、配合度等。对供应商实施绩效考核后,可按供应商综合考核得分从高到低排序,将供应商分为ABCD四级:85-100分者为A级,可视其为战略伙伴,尽量扩大其采购量,定期进行广泛的信息交流;70-84分者为B级,根据需求实际情况,与之保持一定的供货关系,并将其视为可能的战略伙伴,帮其建立自我优化目标,作为防范供货风险的必要手段;60-69分者为C级,由于其评价结果存在一些问题,则采取保守合作的态度,降低采购量,并不再考虑与之的长期合作关系,但可作为准入武警部队物资采购市场的后备供应商;59分以下者为D级,对于这类供应商,应尽快终止合作,避免可能发生的损失或尽量减少已发生的损失。

实施奖优罚劣

每完成一次物资采购后,应对供应商的行为进行评定,奖励任务完成出色的供应商,惩罚或制裁弄虚作假的供应商,以督促其更好完成与部队的合作任务。另外,对于违规供应商,可视情节轻重采取如下制裁方法:减少订单量或暂停采购;根据签订的采购合同中的约定进行罚款;暂停支付供应商的货款;通过法律手段惩罚供应商或挽回损失;列入不良供应商名单(一至三年内不得参加武警部队物资采购活动);取消武警部队物资采购供应商资格并在武警部队物资采购网公布。

严格生产质量监督

采购机构可根据情况委派人员对供应商生产情况进行定期或不定期监督检查,及时发现生产薄弱环节,保证供货质量。

与供应商签订检验协议

由于供应商某些生产过程涉及本单位商业秘密和利益,不可能允许采购方全程跟踪检查,因此采购方应当与供应商协商可以进行产品检验的环节与时机,部分参与到生产监督与检查中去。

与供应商签订检验协议后,可以安排适当的专家和工程技术人员进驻供应商工厂,对于生产的关键环节重点检查。由于时间和人力限制,对于无力直接检查的环节,要求供应商提供重点工序的工艺参数和关键工序的检验记录。采购人员也要定期或不定期到供应商工厂进行监督检查。

帮助供应商导入新体系

部队采购方是以与供应商建立长期合作的战略伙伴关系为目的,为有效控制物资采购质量,采购方应与供应商共同学习研究先进的质量管理手段和技术方法,并应用于供应商的生产过程中,促使供应商在短时间内极大地提升质量管理水平和技术水平,增强物资质量保障能力。

如要求重要供应商贯彻ISO族标准,建立质量认证体系,帮助供应商导入六西格玛系统,运用帕累托图法、因果图法等方法,帮助供应商强化物资质量薄弱环节管理,解决影响物资质量的关键问题。

提高责任意识和技术水平

采购机构人员承担着相当部分的生产过程监督任务,如果责任心不强,监督制度就如同虚设,必然会给供应商留下钻空子的机会,影响到部队物资采购的质量水平。所以要给监督人员大力灌输责任观念,各司其职,做好监督检查工作。此外,要增强监督人员质量检查的技术水平,采购方人员只有自己掌握了先进的质量管理方法和手段,才能指导供应商,只有自身技术水平精湛,才能在监督产品生产中及时发现问题,否则监督生产过程就是一句空话。因此,要加强对监督人员的专业培训,使其掌握一定的质量控制方法。

提高验收能力

验收既是对前期采购工作的检验,也是对中期合同绩效管理的评估,更是后期资金支付的依据。

完善验收方案

“凡事预则立,不预则废。”制定科学严密、切实可行的质量验收方案,是提高武警部队物资采购质量验收效能的重要举措。质量验收机构应根据上级下达的验收任务,在最短的时间内制定出符合本级验收实际的验收方案,可从明确验收人员、编制、优化验收方案等方面完善。

优化抽检方法

采用无损探伤、定点取样、超声波诊断、模块测试等相对先进的检测技术,就货物关键质量参数进行验收,明确需求质量参数和实际质量参数,登记在案。对经常采购的货物或租赁实施相应的质量检测,若检测成本过高则可以与技术权威的第三方签订协议,委托其长期组织检验验收,确保采购货物质量。对采购数目较大的货物质量验收,则采取按数理统计抽取、百分比评定、随机抽取等科学的抽检方法,在保证数目吻合的同时,确保得到较准确的采购货物验收成品率。

规范验收程序

规范部队采购质量验收管理,制定严密规范的程序至关重要。不按规范的程序办事,验收工作就可能出现纰漏、发生问题。部队物资采购质量验收管理的重点,是对验收程序的规范管理,即在验收过程中加强规范管理。在实际验收工作中,要注意把握好平时和应急条件下的质量验收工作。而在质量验收的过程中,又应分别注意平时的产品、应急条件下的产品、特殊产品的质量验收,明确管理与规范程序。

实行跟踪问效及回访

完成验收后,不定期与用户沟通使用情况,及时查找并解决问题,提高验收能力。

在加强对部队用户法规化约束的同时,采购机构还要积极与用户沟通交流,听取部队用户合理意见,提高部队物资需求用户对物资采购改革和物资采购制度的信心,调动其配合部队物资采购机构搞好物资采购工作的积极性,真正把依法采购落到实处。

跟踪问效及回访制度在企业中已被广泛应用,并形成了较为成熟的体制,而在部队采购中却有待完善。由于部队采购保密性方面的要求,不可能让企业在部队内部实施跟踪问效及回访制度,所以作为连接供应商与用户的桥梁,部队采购机构承担着跟踪问效及回访的角色,同样可以借鉴企业回访制度,大体流程可以参考如下步骤:

①调查部队用户情况,包括用户范围、用户性质及需求、作业环境等。

②制定回访计划,采购机构人员根据用户资料制定《用户回访计划》,包括用户回访日期、回访内容、回访目的等。

③选择回访时间,根据采购品目的不同选择适当的回访时间。一般来说,食品被装等在发放到需求单位人员手中便可进行回访,而装备器材则需要在投入使用一年后再进行回访调查。

④实施回访,这是回访工作的核心环节,采购人员要切实深入基层用户,了解物资使用情况,询问产品质量问题,填写《用户回访记录表》,或通过电话和信函方式收集用户反馈资料。

⑤整理资料,在回访实施完毕之后,采购人员要根据收集到的意见与结果填写回访报告表,并对用户回访过程进行汇总与总结,提出改进采购效益的措施。

⑥资料保管,由采购机构专门人员建立档案,妥善保管信息资料,以便年终总结时作为参考。